3 Tips voor een succesvol dynamisch kantoor

In feite is alles rondom “het werken” in beweging en aan het veranderen. De arbeidsmarkt, organisaties, de technologie en eigenlijk de gehele maatschappij. De manier van werken wordt dynamischer en daarmee mobiliseert het gebruik van de werkomgeving.

Bedrijven spelen hierop in door hun kantooromgeving te transformeren naar flexibele kantoren. Kenmerken van zo een dynamisch kantoor zijn onder andere werkplekdeling, flexibele werkplekken en een open structuur. Aan het uiteindelijk gebruik van dit soort werkplek concepten blijken in de praktijk toch vaak haken en ogen te zitten. 

Toch blijft dit vreemd! Waar ligt het lastige gebruik van zo een nieuwe kantooromgeving aan?

In mijn visie is de reden hiervoor tweeledig. Enerzijds zit er meestal een gat tussen het ontwikkelde concept en de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie. Maar anderzijds is de omschakeling voor het personeel, de gebruikers van de nieuwe omgeving, complexer dan gedacht. 

Om de kans van slagen voor een goed gebruik van het nieuwe werkplek concept binnen een organisatie, het dynamische kantoor, te vergroten, heb ik drie tips!

  • Faciliteer naar ware behoefte!

Ontwikkel het onderliggende concept, dus welke soorten werkplekken en hoeveel van de verschillende werkplekken, op basis van twee peilers:

    1. hoe werken je mensen, wat zijn hun drijfveren en wat is hun voorkeurstijl van werken? Ontwikkel op basis van deze gegevens drie medewerkertypologieën binnen je organisatie en faciliteer hun behoeftes.
    2. bepaal wat je medewerkers echt doen!
      Breng de volledige processen binnen je organisatie in kaart en koppel dit aan de juiste behoefte aan werkplekken. Beperk je dus niet tot activiteiten als concentratie of samenwerken.

Uiteraard is deze tip voornamelijk handig indien je op het punt staat de transformatie naar een dynamisch kantoor in gang te zetten. Toch, als de implementatie al een feit is en in de praktijk blijkt dat het gewenste resultaat niet is behaald, is deze tip nog waardevol.

Door simpele ingrepen is namelijk het werkplek concept nog bij te sturen. Bepaal het gat tussen de gerealiseerde werkomgeving en de ware behoefte. Op basis hiervan worden de benodigde aanpassingen duidelijk.

  • Let op de zichtbaarheid!

Dit is een essentieel aandachtspunt! Zorg ervoor dat de mensen zich niet ontheemd voelen. Dat ze niet gaan dwalen. Overzichtelijkheid en toegankelijkheid zijn belangrijke speerpunten binnen een dynamische kantooromgeving. Het vinden van elkaar mag geen gedoe zijn.

Oplossingen zijn te vinden in de structuur. Vaste ijkpunten bieden houvast. Dit kan door een centraal punt in het gebouw voor de ondersteunende afdelingen, zoals ICT, HRM en de administratie. Maar ook door een vaste locatie voor de secretariaten, die op iedere verdieping hetzelfde is.

Naast de structuur is de vormentaal van belang bij dit punt. Het spelen met kleuren en beelden draagt bij aan de herkenning en beleving van de ruimte.  Bij dynamische kantoren dreigt de emotie van de werkplek te verdwijnen. Laat dit niet gebeuren! Wees ook niet bang om verschillende belevingen neer te zetten bijvoorbeeld per verdieping. Dit draagt bij aan de herkenbaarheid!

Deze tip is, niet alleen bij het opstellen van het werkplek concept, maar ook na de ontwikkeling van de dynamische kantooromgeving, handig. Zeker het behouden of terugbrengen van de emotie op de werkplek kan op ieder moment.

  • Aandacht voor de branding van het geheel!

Straal niet alleen uit wie je bent als werkgever, maar ook hoe je omgangsvormen, waarden en normen zijn.

Omdat de samenstelling van de groep medewerkers aanwezig binnen de kantooromgeving, soms per dag verschilt, is tijdsverlies voor de begeleiding van “zo doen we dat hier” onwenselijk.

Vormgeving, geuren en uitstraling lokken gedrag uit. Kies een totaal uitstraling, die bij je organisatie past alsof je een merk neerzet. En kies daarnaast voor nuances. Maak bijvoorbeeld een onderscheid in stilte zones en ontmoetingsplekken.

Uiteraard zijn dit maar een paar tips! Bij knelpunten in het gebruik van het mooie nieuwe dynamische kantoor is het van essentieel belang te luisteren naar de reden hiervan! Op deze manier zijn de verbeterpunten echt te traceren.

 

Dit bericht is geplaatst in Geen categorie. Bookmark de permalink. Plaats een reactie of laat een trackback achter: Trackback URL.

Plaats een reactie

Uw e-mail wordt nooit gepubliceerd noch gedeeld. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een *

U mag deze HTML-elementen en attributen gebruiken <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*
*